Mode d’emploi de la plateforme pour les organisateurs de manifestations

J’ai déjà travaillé avec Swiss Volunteers:
Si tu as déjà travaillé avec Swiss Volunteers, ton organisation de manifestations existe déjà. Si tu as le rôle d’«administrateur de l’organisation de manifestations», tu peux gérer l’organisation de manifestations ainsi que créer de nouvelles manifestations et les commander contre paiement. Une fois le processus de création terminé, tu as directement la possibilité de commander la manifestation contre paiement afin de pouvoir l’exploiter sans restrictions.
Dans le cas où tu ne disposerais pas des droits d’«administrateur de l’organisation de manifestations», contacte la personne ayant ces droits pour qu’elle t’attribue la manifestation créée ainsi que les droits d’«administrateur de la manifestation».

Je n’ai encore jamais travaillé avec Swiss Volunteers:
Tu peux créer directement ton organisation de manifestations et ta manifestation sur la plateforme de Swiss Volunteers. Dès que tu as fini le processus de création, ton organisation de manifestations ainsi que ta manifestation sont créées. À ce stade, aucun paiement est nécessaire.
Important: Après la création de la manifestation, la plateforme peut soit être testée gratuitement pendant 14 jours, soit l’administrateur de l’organisation de manifestations peut commander la manifestation contre paiement directement dans le cadre du processus de création ou plus tard sous «Manifestation». Chaque manifestation créée est disponible uniquement dans la version démo limitée jusqu’à la commande définitive et au paiement du montant de la facture. La rubrique de menu «Gestion des utilisateurs» te permet d’ajouter d’autres personnes à l’administration de la manifestation et de leur attribuer les rôles correspondants.

Adapter l’adresse de facturation
En cliquant sur «Gérer l’adresse de facturation» dans le menu «Commandes», une adresse de facturation différente peut être indiquée pour une manifestation.

Consulter les commandes/factures
En tant qu’«administrateur de l’organisation de manifestations», tu peux consulter les factures des manifestations commandées contre paiement sous «Commandes». Tu as la possibilité de télécharger la quittance en version PDF et de voir les détails de paiement ainsi que d’accéder à la page dédiée au paiement, sur laquelle tu peux t’acquitter des montants encore à payer.

Sur la plateforme de Swiss Volunteers, plusieurs rôles peuvent être attribués aux personnes. Ce rôle est affiché en haut à gauche et peut être modifié via le menu déroulant qui s’affiche en cliquant sur le nom d’utilisateur. Tu trouveras ci-dessous une description des rôles existants dans l’ordre hiérarchique:

Administrateur OE
L’administrateur de l’organisation de la manifestation (OE) dispose de tous les droits d’une organisation à laquelle sont rattachées les manifestations. Il peut créer et commander lui-même de nouvelles manifestations contre paiement et attribuer des rôles. L’administrateur OE est défini lors du processus d’inscription de l’organisation. D’autres administrateurs OM peuvent être ajoutés à une organisation en rajoutant sous «Utilisateur» une personne enregistrée ou une nouvelle personne.

Administrateur de la manifestation
L’administrateur de la manifestation gère les manifestations et n’a aucune influence sur l’organisation à laquelle il est subordonné. Les administrateurs de manifestations sont définis par l’administrateur OE pour la manifestation correspondante. D’autres administrateurs de manifestation peuvent être ajoutés à une organisation en rajoutant sous «Utilisateur» une personne enregistrée ou une nouvelle personne.

Administrateurs de secteur*
Dans son rôle, l’administrateur de secteur peut voir les bénévoles qui ont été attribués à son secteur, ainsi que leurs données de contact. De plus, l’administrateur de secteur peut voir les répartitions effectuées dans son secteur et peut les exporter sous forme de liste si nécessaire. L’administrateur de la manifestation peut sous «Gestion des utilisateurs» attribuer le rôle d’administrateur de secteur à une personne déjà enregistrée ou à une nouvelle personne.

Responsables de groupes de bénévoles*
Ces personnes peuvent différer du chef de groupe qui dirige le groupe sur place. Le ou la responsable de groupe peut gérer son groupe et ses bénévoles ainsi que confirmer le groupe de sorte que les bénévoles inscrits puissent être répartis par l’administrateur de la manifestation. L’administrateur de la manifestation peut attribuer le rôle de responsable des groupes de bénévoles à une personne déjà enregistrée ou à une nouvelle personne sous «Gestion des utilisateurs».

* Ces rôles ne sont pas obligatoires pour le déroulement d’une manifestation

Différence entre tâches et engagements
Les tâches décrivent une activité (par ex. le contrôle des entrées) et sont attribuées à des secteurs ou des sous-secteurs. Les tâches permettent d’avoir un meilleur aperçu des activités qui auront lieu pendant la manifestation. Les engagements cependant décrivent le lieu et la durée d’une activité (par ex. Löwenplatz / lundi 31.03 8h30 – 11h30).
Important: La création d’engagements est obligatoire, tandis que la création de tâches est facultative. Nous recommandons une structure simple pour les petites manifestations.

Tâches
Les tâches décrivent l’activité et sont liées aux engagements correspondants. La description de la tâche n’est pas affichée dans le formulaire d’inscription, mais dans les plans d’engagement dès qu’ils sont activés. Les heures et les lieux sont définis dans l’engagement correspondant. Les tâches ne sont pas obligatoires pour la planification des engagements, mais elles permettent à l’organisateur de l’évènement d’avoir une description des activités et une vue d’ensemble de la structure de la manifestation.

Comme pour les secteurs, les tâches sont créées sous «Tâches» et peuvent, dès qu’elles sont créées, être attribuées à des secteurs, copiées ou des exigences peuvent y être ajoutées. Pour les tâches répétitives, il est recommandé de créer un roulement, de le copier puis de l’adapter.

Via le bouton «Gérer les exigences», des exigences obligatoires et des informations peuvent être ajoutées à la tâche concernée. Elles ne sont pas obligatoires, mais pertinentes pour l’organisateur de la manifestation. Ces données sont ensuite demandées à tous les bénévoles lors de l’inscription.

Engagements
Les engagements sont créés sous «Engagements». Pour un avoir bon aperçu, il est recommandé de décrire chaque engagement de manière spécifique. Les engagements peuvent être attribués à un secteur, à un sous-secteur ou à une tâche. Pour chaque engagement, un lieu doit être saisi pour indiquer aux bénévoles le lieu de leur engagement.
Important: Le nombre de bénévoles n’a désormais plus une valeur de plan, mais correspond au nombre de bénévoles effectivement nécessaires pour l’engagement.

En sélectionnant «Engagement unique» ou «Créer un engagement par jour», il est possible de définir s’il faut créer un seul engagement ou si celui-ci doit être repris pour les jours suivants.

On distingue deux types d’engagement: «Formulaire d’inscription» et «Répartition». Le type «Formulaire d’inscription» est prévu seulement pour l’inscription (appel à engagements) et permet à l’administrateur de la manifestation de publier des créneaux horaires exacts. Ces engagements peuvent être copiés pour la répartition et la fonction peut être adaptée. Les engagements avec la fonction «Répartition» sont absolument nécessaires pour la répartition et peuvent être directement créés. Un engagement de ce type peut être ajouté à un secteur ou à une tâche (voir Types d’engagement en détail).

Bénévoles inscrits
Dans le point de menu «Inscriptions», on peut voir tous les bénévoles inscrits pour le moment ainsi que leurs données personnelles et d’inscription. La liste peut être triée ou filtrée. De plus, les colonnes peuvent être affichées ou cachées librement. Les données d’inscription sélectionnées par le bénévole (secteurs souhaités et disponibilités) peuvent être affichées via le bouton «Afficher les données d’inscription». Les disponibilités des bénévoles peuvent être adaptées dans l’onglet «Gérer les disponibilités». Cela vaut également pour les remarques, qui peuvent aussi être adaptées par l’administrateur de la manifestation. Ces modifications ne doivent être effectuées qu’à la demande explicite du bénévole. En cas de modifications, les personnes concernées reçoivent une notification via la plateforme. De plus, la colonne «Réparti» sous «Inscriptions», permet de voir si un bénévole a déjà été réparti ou non.

Communication avec les bénévoles
Tous les bénévoles qui se sont inscrits à la manifestation sont listés sous «Inscription». En cliquant sur «Envoyer des confirmations», un message automatique avec le contenu suivant (voir exemple) est envoyé au bénévole. Dans la colonne «Confirmation provisoire envoyée», les bénévoles qui ont déjà reçu une confirmation automatique s’affichent. Le message automatique se présente comme suit:
Bonjour «prénom du bénévole»,
Tu t’es inscrit(e) pour la manifestation suivante: # Event / nom de la manifestation
Ce message confirme ta participation à cette manifestation. Tu recevras plus de détails prochainement. Nous nous réjouissons de ton engagement!
----
Ceci est une réponse automatique. Merci de ne pas répondre à cette adresse e-mail.  

En cliquant sur le bouton «Envoyer un message» à droite dans la liste, vous pouvez contacter chaque bénévole individuellement via un message système. Les bénévoles reçoivent le message sur leur profil de bénévole et par e-mail. Si tu dois contacter plusieurs ou tous les bénévoles, tu peux les sélectionner en haut à gauche dans la liste puis leur écrire. Voir Communication.

Désinscrire des bénévoles
Sous «Connexions» et «logout», des bénévoles peuvent être désinscrits. Il y a plusieurs raisons à une désinscription, par ex. si assez de bénévoles se sont déjà inscrits pour la manifestation concernée. Via la fonction «logout», les absences excusées ou non excusées de bénévoles peuvent toutefois aussi être indiquées. C’est la raison pour laquelle, l’administrateur de la manifestation a trois possibilités en ce qui concerne la désinscription du bénévole:

1. Autre raison (bénévole pas nécessaire, etc.): le bénévole n’est pas nécessaire ou s’est désinscrit avant la confirmation de ses engagements. 
2. Absence excusée: le bénévole se désinscrit après la confirmation de ses engagements. 
3. Absence non excusée: sont considérés comme non excusées les absences non justifiées ainsi que le fait de quitter la manifestation durant un engagement.

En cas de désinscription, les bénévoles sont rayés de la liste des inscriptions et les répartitions ainsi que (le cas échéant) les heures d’engagement calculées effacées automatiquement. Important: une désinscription est définitive.

Manipulation de l’interface de répartition des engagements
Les bénévoles qui se sont inscrits à la manifestation peuvent être répartis dans les engagements de type «Répartition» créés au préalable dans le domaine «Répartitions».

L’interface pour l’attribution et la répartition s’affiche au moyen du bouton «Attribuer/répartir». Si besoin, les bénévoles déjà répartis ainsi que les disponibilités partielles des bénévoles peuvent être affichés.

Sur l’interface, quatre fenêtres ayant les fonctions suivantes s’affichent:

• La structure de la manifestation (fenêtre en haut à gauche) représente des secteurs et des tâches définis au préalable avec les engagements qui ont été attribués. Vous pouvez les ouvrir et les rabattre comme vous le souhaitez.
• En cliquant sur le niveau correspondant de la structure de la manifestation, les informations détaillées sur chaque niveau d’organisation s’affichent dans la fenêtre en bas à gauche.
• Tous les bénévoles inscrits à la manifestation sont listés sous «Attributions» (fenêtre en haut à droite). Ces derniers sont listés conformément à leur secteur souhaité. La MQ (valeur de matching) indique dans quelle mesure un bénévole correspond à l’engagement en fonction des données qu’il a indiquées lors de son inscription.
• En cliquant sur le bénévole, toutes les informations pertinentes sur le bénévole s’affichent dans la fenêtre en bas (histoire des engagements, absences).

Attribution et répartition des bénévoles
Le processus d’attribution et d’activation se déroule en trois étapes:

1. Attribution
En sélectionnant le secteur, les bénévoles qui l’ont choisi dans leurs secteurs souhaités apparaissent en premier. En cliquant sur la petite case en face des bénévoles, les fonctions «Ajouter» et «Supprimer» sont activées. Les bénévoles peuvent désormais être attribués à un secteur, à un sous-secteur ou à une tâche. Un bénévole peut être attribué à plusieurs secteurs, sous-secteurs et tâches. Attention: L’attribution ne correspond pas à une attribution définitive. Elle ne sert qu’à donner une vue d’ensemble et constitue la condition requise pour la prochaine étape, à savoir la répartition.

2. Répartition
Les bénévoles attribués lors de la première étape peuvent désormais être répartis dans les engagements déjà créés. La plateforme indique alors automatiquement qui ne peut pas assumer un engagement, qui est déjà occupé dans un autre engagement et qui est disponible. Dans les colonnes, on peut voir différentes informations comme le nombre d’heures attribuées par bénévole pour le moment, les secteurs souhaités et leur ordre de priorité. En cliquant sur le bouton d’information dans la colonne «Données personnelles», il est possible de voir des données détaillées sur les bénévoles. En plus, on peut afficher des colonnes supplémentaires comme «NPA» et «Lieu» afin de répartir par exemple des bénévoles de la région pour des engagements tôt. Après la répartition, le bénévole ne peut pas encore voir ses engagements. Les répartitions effectuées s’affichent maintenant sous «Répartitions» et peuvent être supprimées si nécessaire en cliquant sur «Supprimer les répartitions».

3. Activer
Afin que les bénévoles puissent voir dans leur profil les engagements qui leur ont été attribués, ces derniers doivent d’abord être activés. Im Le menu «Répartitions» affiche une liste de synthèse de toutes les répartitions. Via le bouton «Activer les répartitions», les engagements attribués apparaissent dans le profil du bénévole. Le bénévole est informé des modifications éventuelles sur son profil une fois que les engagements sont activés.

Voir la photo de profil du bénévole et la télécharger à des fins d’accréditation
L’administrateur de la manifestation peut voir la photo de profil sous «Inscriptions» ainsi que dans la fenêtre de répartition sous «Données personnelles» des bénévoles. Sous «Bénévoles», l’administrateur de la manifestation peut soit télécharger une photo de profil via l’affichage «Télécharger une photo de profil», soit en sélectionner via le bouton «Télécharger des photos de profil» s’il veut télécharger la photo de certains ou de tous les bénévoles. Les photos individuelles sont téléchargées au format JPG et les photos groupées dans un fichier ZIP. Si l’affichage «Photo de profil» est activé, cela signifie que le bénévole a téléchargé une photo de profil; s’il est grisé, c’est qu’il n’y a pas de photo.

Preuve des mesures de communication réalisées
Après la manifestation, l'organisateur de l'événement doit déposer une preuve correspondante via "Paramètres" sous "Mesures de communication" pour les mesures de communication respectives via "Gérer". Pour les mesures de communication matérielles telles que les bannières, une image correspondante doit être déposée. Les mesures de communication pour lesquelles aucune preuve ne peut être fournie seront facturées à l'organisateur dans la facture finale.

Saisir la libération des heures des bénévoles et les absences
Après le déroulement de l'événement, les heures effectuées par tous les bénévoles doivent être enregistrées. Toutes les heures calculées pour chaque bénévole sur la base des répartitions sont listées sous "Heures d'engagement". Celles-ci peuvent être confirmées ou adaptées en conséquence via "Gérer". Les heures doivent être saisies pour tous les bénévoles en fonction des heures effectuées.
Si un bénévole n’a pas rempli son engagement ou plusieurs engagements, les heures calculées par erreur ne doivent pas être remises manuellement à zéro. Dans ce cas, les bénévoles peuvent être directement désinscrits sous «Désincriptions» en sélectionnant l’option «absence excusée/ non excusée» (détails cf. désinscrire des bénévoles). Cette absence est sauvegardée dans le profil du bénévole et désormais visible pour les administrateurs de manifestations.

Facturation finale
Une fois que les preuves des mesures de communication et les heures d'engagement ont été saisies dans leur intégralité, Swiss Volunteers déclenche la facturation finale. Les bénévoles affectés et les mesures de communication réalisées seront contrôlés et facturés en conséquence. Vous serez informé par e-mail dès que la facture finale sera disponible.

Supprimer des rôles d’utilisateur
Dans son organisation, l’administrateur OE peut gérer les rôles des utilisateurs sous «Utilisateur» et les supprimer si nécessaire. Notamment pour les manifestations récurrentes ou plusieurs manifestations gérées simultanément sur Swiss Volunteers, l’administrateur OE peut, une fois la manifestation terminée, gérer les rôles d’utilisateur et supprimer les personnes qui n’ont plus besoin d’accès à la manifestation en tant qu’«Administrateur de manifestation». Ainsi, ces personnes ne verront sur leur profil personnel que les rôles actuellement pertinents.

Rôle Administrateur de la manifestation: Créer des groupes de bénévoles
Les groupes permettent à l’organisateur de la manifestation d’afficher les clubs et les organisations impliqués. Ces groupes peuvent être créés par l’organisateur de la manifestation via le menu «Groupes de bénévoles» dans lequel les informations associées peuvent être indiquées. Le responsable de groupe assume alors la tâche d’administrateur de groupe tandis que le chef de groupe est responsable du groupe sur place pendant l’engagement. Pour les groupes avec des bénévoles fictifs, un chef de groupe est obligatoire (inscrit au groupe). Il peut en principe s’agir de la même personne que le ou la responsable de groupe. Un groupe peut aussi être complété avec les coordonnées de paiement et une adresse dans le cas où un avoir est attribué au club ou à l’organisation après la manifestation, en guise de récompense pour les heures effectuées.

Dans le rôle d’administrateur de la manifestation, les bénévoles déjà inscrits peuvent être ajoutés ou supprimés d’un groupe individuellement ou collectivement dans le menu «Bénévoles». Après l’ouverture, d’autres groupes peuvent ainsi encore être créés et des bénévoles inscrits peuvent y être ajoutés.

Bénévoles réels et fictifs
La plateforme distingue deux types de bénévoles. Les bénévoles réels sont des personnes qui disposent d’un profil de bénévole chez Swiss Volunteers, qui peuvent en créer un et dont l’engagement peut être attribué à une personne spécifique. Les bénévoles fictifs sont des personnes dont les engagements ne peuvent pas être attribués à des personnes spécifiques. Par exemple une organisation place un certain nombre de personnes comme bénévoles mais il n’est pas possible de déterminer clairement parmi ces personnes lesquelles effectueront effectivement l’engagement.

Nous recommandons de travailler avec des bénévoles réels autant que possible. La plateforme distingue deux types de bénévoles. La communication directe avec des bénévoles fictifs n’est pas possible via la plateforme.L’organisateur de la manifestation décide quelle combinaison de bénévoles réels et fictifs est possible dans un groupe. Le responsable de groupes peut lui-même créer des bénévoles fictifs.

Inscription des bénévoles pour les groupes
Une inscription avec appartenance à un groupe est possible soit en envoyant des liens spécifiques en vue d’une inscription groupée, soit (si activée par l’administrateur de la manifestation) via l’inscription publique. La condition pour les deux options est qu’un lien d’inscription groupée a été créé! 

1. Inscription via l’inscription publique
   Pour cela, l’administrateur de la manifestation peut cocher dans le groupe de bénévoles créé la case «Autoriser dans l’inscription publique une inscription dans ce groupe de bénévoles», sous «Éditer» et «Liens d’inscription groupée». En activant cette fonction et en créant le lien d’inscription pour le groupe, un bénévole peut choisir le groupe correspondant lors de l’inscription publique.
   
2. Inscription via un lien spécifique aux groupes
   Pour qu'un bénévole puisse s'inscrire à un groupe, il doit s'inscrire via le lien d'inscription spécifique au groupe. L'administrateur de la manifestation crée ce lien sous le menu "Inscription". Le lien est visible dans le groupe de bénévoles concerné, sous "Paramètres" et "Liens d'inscription au groupe". La personne responsable du groupe distribue ensuite le lien parmi les bénévoles potentiels du club ou de l'organisation. Le formulaire d'inscription pour les groupes correspond en principe au formulaire d'inscription général, mais peut être adapté par l'administrateur de la manifestation lors de la création du lien d'inscription. Lors de l'inscription via un lien d'inscription à un groupe, l'affiliation au groupe du bénévole est stockée en arrière-plan.

Rôle Responsable de groupe: Modifier des groupes
Si une personne gère un ou plusieurs groupes de bénévoles en tant que responsable de groupe, elle peut voir dans le rôle «Responsable de groupe» sur le point de menu «Groupes de bénévoles» un aperçu de tous les groupes de bénévoles et les gérer au moyen des boutons suivants:

• Confirmer un groupe de bénévoles (Attention: sans confirmation, les bénévoles de groupe inscrits ne s’affichent pas sous «Inscriptions» chez l’administrateur de la manifestation et ne peuvent donc pas être répartis.)
• Gérer un groupe de bénévoles: Afficher le lien d’inscription, définir un chef de groupe, saisir les coordonnées de paiement et l’adresse.
• Aperçu de tous les bénévoles de groupe: les bénévoles fictifs peuvent être ajoutés ou supprimés ici.

Le responsable de groupe peut modifier les groupes individuels à tout moment sous «Gérer des groupes de bénévoles». Il peut alors afficher le lien d’inscription, définir des chefs de groupe et saisir les coordonnées de paiement et l’adresse.

Chaque groupe doit obligatoirement être confirmé par le responsable de groupe. Des bénévoles ne peuvent être attribués à un groupe de bénévoles par l’administrateur de la manifestation qu’après la confirmation. Les groupes de bénévoles avec des bénévoles fictifs doivent d’abord définir un chef de groupe avant de pouvoir être confirmés. Le groupe est confirmé en cochant la case grise à droite de la page.

Rôles Administrateur de la manifestation / responsable de groupe / chef de groupe: Voir les engagements de groupe et les heures réparties (avant et après la manifestation)
Dans le rôle de «Responsable de groupe» et/ou «chef de groupe», les engagements activés des groupes de bénévoles peuvent être consultés sous «Engagements de groupe» et une liste Excel peut être téléchargée au besoin.

L’administrateur de la manifestation et/ou le/la responsable de groupe peuvent voir dans la colonne «Heures réparties» sous «Groupes de bénévoles» combien d’heures d’engagement ont été réparties par groupes de bénévoles (avant la manifestation). Les bénévoles fictifs sont également compris. En plus des heures réparties avant la manifestation, l’administrateur de la manifestation peut voir après la manifestation le nombre d’heures totales effectuées par groupe de bénévoles (y compris bénévoles fictifs) dans la colonne «Heures confirmées» sous «Groupes de bénévoles».

En général
Les mesures de communication en faveur de Swiss Volunteers permettent à l'organisateur de réduire le prix du montant de base jusqu'à 70%. Celles-ci doivent être sélectionnées conformément aux spécifications lors de la commande. Les différentes mesures de communication sont récompensées par des points ; le maximum de 100 points correspond à une réduction de prix de 70%.

Administration
Les mesures de communication d'un événement peuvent être consultées et gérées par l'administrateur de la manifestation à tout moment via " Préférences " sous " Mesures de communication ". Les services à fournir et les mesures de communication à approuver par Swiss Volunteers sont indiqués. Les autorisations des propositions doivent être données avant la production/la mise en œuvre et sont obligatoires. Les mesures de communication qui ne nécessitent pas une autorisation peuvent être mises en œuvre directement. Toutes les informations pertinentes, les exemples et les téléchargements associés sont accessibles via le bouton Info. A la fin d'un événement, toutes les mesures de communication réalisées doivent être mises à disposition dans ce menu via upload pour la facturation finale.

Modifications
Si des mesures de communication ne peuvent être mises en œuvre, elles seront prises en compte en conséquence dans la facture finale et le prix réduit lors de la commande de l'événement sera ensuite chargé du montant correspondant. Si l'organisateur souhaite mettre en œuvre d'autres mesures de communication ou des mesures supplémentaires, il est prié de contacter le bureau de Swiss Volunteers via

La communication avec les bénévoles avant, pendant et après la manifestation est essentielle pour créer un lien entre les bénévoles et la manifestation. C’est pourquoi la plateforme de Swiss Volunteers offre plusieurs possibilités pour communiquer directement avec eux.

E-mail
Sous les menus «Inscription» et «Bénévoles», il est possible de contacter les bénévoles individuellement ou dans un e-mail groupé. Si un message doit être envoyé à tous les bénévoles inscrits, il faut d’abord adapter les «Résultats par page» de manière à afficher toutes les inscriptions sur une seule page. Une coche dans la case en haut à gauche permet de marquer l’ensemble des bénévoles et «Envoyer un message» ouvre l’action. Tu peux ainsi communiquer sur la publication des plans d’engagement ou transmettre des informations spécifiques avant la manifestation. Nous te recommandons de maintenir un contact régulier avec les bénévoles pour leur transmettre des informations avant la manifestation.

SMS
Lors du processus d’inscription, l’option SMS peut être activée pour un forfait de CHF 40.- auquel s’ajoutent les coûts de CHF 0,05 par SMS. Cela permet d’envoyer directement des messages aux bénévoles sélectionnés. Cette option est surtout utile lorsque certains bénévoles doivent être spécifiquement informés lors de la manifestation.