Anleitung für die Helferplattform von Swiss Volunteers

Definiere vor dem Erstellen deiner Organisationen auf der Plattform von Swiss Volunteers folgende Punkte:

• Welche Person ist für die Administration der Plattform und damit verbunden mit den Anmeldungen und der Einsatzzuteilung zuständig?
• Wie werden die Bedürfnisse an Einsätzen gesammelt? Eine Möglichkeit ist eine Meldesammelstelle (zentrale Anlaufstelle für Bedürfnisse und anschliessende Triage), welche dann die benötigten Einsätze erfasst und den angemeldeten HelferInnen zuteilt.
• Wie können wir den Schutz der  Gesundheit der freiwilligen HelferInnen gewährleisten? Alle wichtigen Hinweise hierzu findest du auf www.bag.admin.ch.

Wenn diese Punkte geklärt sind, kannst du mit dem Erstellen der Organisation auf der Plattform von Swiss Volunteers beginnen. Bitte kontaktiere Swiss Volunteers via , um einen Schulungstermin (Dauer 60 Minuten, weitere Schulungstermine sind kostenpflichtig und nach Absprache) auszumachen, sobald die Organisation erstellt wurde.

Über den Registrationslink kannst du deine Organisation (oder auch deine Gemeinde, deinen Bezirk etc.) erfassen. Folge dabei folgendem Prozess und mach die entsprechenden Einträge:

1. Konfiguration

• Geplante Anzahl Helfer: "Helfereinsätze Coronavirus" auswählen. Somit ist die Nutzung der Plattform kostenlos.
• Preisreduktion: Keine Angabe machen
• SMS-Dienst: Zur Zeit nicht aktiv, in Planung

2. Meine Daten

• Die verantwortliche Person mit den entsprechenden Angaben erfassen
• Den "Event erfassen. Hierzu bitte den Titel wie folgt wählen: "Helfereinsatz Coronavirus Organisation". Als Kategorie "Soziales Engagement" und als Unterkategorie "Helfereinsätze Coronavirus" auswählen. Als Startdatum den ersten Einsatztag wählen, als Enddatum ein mögliches Enddatum wählen (kann später angepasst werden).
• Login erfassen, wenn noch nicht vorhanden. Logindaten bitte merken für das spätere Login!
  

3. Zusammenfassung

• Zusammenfassung überprüfen
• Abschliessen

Logge dich nun mit deinem Login ein. Auf der linken Seite siehst du alle wichtigen Reiter, oben Links kannst du deine verschiedenen Rollen (Event-Organisations-Administrator, Event-Administrator und Volunteer) auswählen. Als nächster Schritt hinterlegst du alle wichtigen Angaben für die Organisation:

• Klicke auf die Kategorie Organisation und wähle den Reiter "Kontaktangaben" an. Über "Kontaktangabe hinzufügen" hinterlegst du eure E-Mail und eure Telefonnnummer, damit sich Swiss Volunteers bei Bedarf direkt melden kann.
  

Klicke zur Verwaltung auf den Reiter "Events". Hier erscheint nun dein Event aufgelistet. In die Eventmaske gelangst du, indem du ganz rechts auf "Als Event-Organisator aufrufen" klickst. In der Eventmaske müssen nun folgende Angaben hinterlegt werden:

Eventprofil

Wichtiger Hinweis: Immer wenn ein Modul ausgefüllt wurde, auf Speichern klicken.

• Klicke auf die Kategorie "Eventprofil".
• Hinterlege den Teasertext (max. 3 Zeilen) um den potentiellen HelferInnen nahezubringen, was sie an Einsätzen erwartet. Der Text wird dann auf der Website von Swiss Volunteers angezeigt.
• Hinterlege den Event-Beschrieb (max. eine Seite). Hier müssen folgende Angaben gemacht werden: Schilderung der Situation, benötigte Helfereinsätze, Kontaktangaben bei Rückfragen durch HelferInnen, Besonderes.
• Hinterlege unter "Geplante Anzahl Helfer" einen Wert von 10. Dies ist nur insofern relevant, damit die Anmeldung später freigeschaltet werden und hat ansonsten keine weitere Konsequenzen.
• Hinterlege ein Promotionsbild (Bild eines möglichen Einsatzes oder des Einsatzorts/-region). Dieses wird im Anmeldeformular angezeigt als auch auf der Website von Swiss Volunteers.
• Hinterlege wenn möglich ein Logo deiner Organisation.
• Hinterlege im Reiter die für die potentiellen HelferInnen relevanten Kontaktdaten.
• Definiere im Reiter den/die Volunteerverantwortliche/n. Diese Person muss ein Profil auf der Plattform von Swiss Volunteers haben.
• Aktiviere im Reiter Profildaten den Schalter "Öffentlich publizieren". Die Organisation und ihr "Event" werden nun bereits auf den Kanälen von Swiss Volunteers angezeigt, die Anmeldung ist aber noch nicht geöffnet. So kann bereits auf das kommende Bedürfnis hingewiesen werden.

Örtlichkeiten

• Kategorie "Örtlichkeiten auswählen".
• Den "Button "Hinzufügen" anwählen.
• Erfasse die Örtlichkeit der Einsätze (Gemeinde/Gebäude/Region). Hinterlege in der Bezeichnung "Einsatzraum", wähle die zentrale Adresse aus und klassifiziere die Örtlichkeit als "Austragungsort des Events". Somit wird auf der Plattform angezeigt, an welchem Ort die Unterstützung benötigt wird.
  

Damit die Anmeldung geöffnet werden kann, müssen drei Punkte erfüllt sein:

Anmeldung

• Wähle die Kategorie "Anmeldung" auf der linken Seite aus.
• Hinterlege auf der Anmeldemaske, ab wann die Anmeldung geöffnet sein wird.
• Wähle bei den Verfügbarkeitsangaben für Volunteers "Einzelne Tage" aus. So werden sich die HelferInnen tageweise anmelden können.
• Wähle die Anzahl Ressort-Priorisierungen aus. Diese geben an, aus wievielen Einsatztypen die HelferInnen auswählen können. Diese können sie dann auch priorisieren gemäss ihren Präferenzen.
• "Verfügbarkeit ab" und "Verfügbarkeit bis" eintragen. Diese Angabe entspricht den Daten, für welche sich die HelferInnen anmelden können.
• Individuelle Bemerkungen erlauben dir, am Ende des Anmeldeprozess noch Hinweise zu hinterlegen. Bsp. "Wir melden uns innert x Tagen bei dir".

Anforderungen

• Wähle in der Kategorie "Anmeldung" den Reiter Anforderungen aus.
• Klicke auf den Button "Hinzufügen".
• Es erscheinen nun zwei Möglichkeiten an Anforderungen. Zum einen "Anforderungen", welche Informationen der HelferInnen abfragen, die für den Einsatz relevant und somit ein Pflichtfeld sind. Zum anderen "Info", Informationen welche nicht unbedingt relevant, aber gut zu wissen sind und somit angegeben werden können.
• Sollten Fähigkeiten fehlen, welche für deine Einsätze notwendig sind, dann kontaktiere Swiss Volunteers via , damit diese eingetragen werden können.

Ressorts

• Klicke auf die Kategorie "Event-Struktur" und danach auf "Ressorts".
• Klicke auf den Button "Hinzufügen".
• Nun können einzelne Ressorts erstellt werden, sprich thematische Tätigkeiten, auf welche sich die HelferInnen dann anmelden können (Bsp. Transporte).
• Erstelle einen Namen für das Ressort.
• Anzahl Helfer sind ein Planwert und nicht unbedingt nötig.
• Örtlichkeiten: Erstelle unter Örtlichkeiten (Typ Einsatzort) und hinterlege diesen beim jeweilien Ressort.
• Hinterlege einen Informationstext zum Ressort, welcher beschreibt, was der Inhalt der Tätigkeit ist. Dieser wird auch im Anmeldeprozess angezeigt.
• Erstelle nur soviele Ressorts wie nötig.

Solltest du die drei oben beschriebenen Prozesse durchlaufen haben, kannst du unter "Anmeldung" den Schalter "Öffentliche Anmeldung aktivieren" betätigen. Ab sofort ist der Link aktiviert, welchen du ebenfalls unter "Anmeldung" findest. Dieser wird auf den Kanälen von Swiss Volunteers angezeigt und kann nun auch auf deinen Medien geteilt werden und verlinkt werden.

Nachdem die Anmeldung geöffnet wurde, können sich nun alle freiwilligen HelferInnen nach Erstellung eines Profils auf der Plattform von Swiss Volunteers anmelden.

Alle HelferInnen, welche sich angemeldet haben, kannst unter "Anmeldungen" einsehen. Hier werden alle eingegangenen Personenangaben gesammelt und sind filtrierbar. Auf der rechten Seite können über verschiedene Buttons entsprechende Informationen abgerufen werden, zudem können Nachrichten an Einzelpersonen wie auch mehrere Personen versendet werden.

Die gesammelten Bedürfnisse deiner Organisation oder deiner Region werden nun vorzu auf der Plattform eingetragen werden, um diese in einem nächsten Schritt den angemeldeten Volunteers zuzuteilen.

• Klicke die Kategorie Einsätze an.
• Klicke den Button "Hinzufügen" an.
• Stelle den Einsatz auf aktiv.
• Benenne den Einsatz sinngemäss (Bsp. Transport Hilfsmittel")
• Wähle den Einsatztyp "Einteilung" aus.
• Wähle des Ressort aus, in welchem dieser Einsatz geleistet werden wird.
• Bestimme die Örtlichkeit des Einsatzes. Ggf. müssen hier weitere Örtlichkeiten erfasst werden.
• Definiere, in welchem Zeitraum der Einsatz stattfindet.
• Klicke auf "Erstellen".

Mit diesem Prozess kann eine beliebige Anzahl an Einsätzen erstellt werden, auf welche die Volunteers im nächsten Schritt dann zugeteilt werden können. Die Einsätze können wie die Personendaten nach belieben geflitert werden. Identische Einsätze können kopiert und angepasst werden.

Die eingegangenen HelferInnen-Anmeldungen und die erstellten Einsätze werden nun mit der Einsatzzuteilung verbunden.

• Klicke für die Einsatzzuteilung auf die Kategorie "Einteilungen".
• Klicke auf den Button "Zuweisen/Einteilen".
• Klicke auf "Manuelle Einteilung".
• Auf der linken Seite erscheinen nun die erstellten Ressorts und ihre zugeteilten Einsätze. Auf der rechten Seite erscheinen beim Klicken auf ein Ressort alle HelferInnen, welche sich für dieses Ressort angemeldet haben.
• Der MQ (Matching Quote) gibt an, wie gut der/die Helfer/in auf das Ressort und den Einsatz passt (100% = perfekt).
• Durch das anklicken der Checkbox und anschliessendes Klicken auf den grünen Plus-Button können Volunteers nun einem Ressort zugeteilt werden. Die HelferInnen können mehreren Ressorts zugeteilt werden.
• Nachdem die Volunteers den Ressorts zugeteilt wurden, können durch das Klicken auf die Ressorts durch Klicken ausgeklappt werden, und die zugeteilten Einsätze erscheinen. Auf der rechten erscheinen wieder die passenden HelferInnen.
• Durch das anklicken der Checkbox und anschliessendes Klicken auf den grünen Plus-Button können Volunteers für einen Einsatz eingeteilt werden.
• Nachdem die Einsätze eingeteilt wurden, kannst du in der Kategorie "Einteilungen" die einzelnen Einsätze durch Klicken auf den Button auf der rechten Seite aktiviert werden. Erst in diesem Moment wird für den/die  Helfer/in der Einsatz sichtbar.